A organização de eventos engloba diversas etapas quanto ao planejamento, divulgação e execução de diversos segmentos e formatos de eventos, tais como palestras, cursos, festas, shows, seminários, corridas e outros. Independentemente da temática e formato escolhidos, existem algumas dicas que podem ajudar (e muito!) quem ainda não sabe como organizar um evento.

Um dos diferenciais na organização de um evento sobre marketing digital é que todas as etapas da produção devem estar de acordo com a temática principal. Já imaginou organizar uma palestra com os maiores nomes do marketing digital da atualidade e fazer sua divulgação distribuindo panfletos nas ruas? A coerência neste quesito é muito importante para reafirmar a autoridade do seu evento e não cometer nenhuma gafe 🙂

Mas você sabe o que deve ser levado em consideração para aprender como organizar um evento de Marketing Digital? Não se preocupe! Neste artigo, organizei os principais pontos para te ajudar a produzir um evento de sucesso! Vamos lá?

Como organizar um evento: planejamento

A primeira coisa que você deve pensar ao começar a organização do seu evento é: qual tipo de evento pretende produzir? Mesmo que a temática já esteja definida, é preciso decidir qual é o formato ideal para seu público, seu orçamento e objetivos. Dessa forma, as próximas etapas ficarão mais claras e você poderá adequar o investimento de uma maneira mais assertiva e com menos risco de erro.

#Dica: faça o download gratuito da planilha de orçamento para produção de eventos produzida pela Sympla!

Pense, primeiramente, em elucidar seus principais objetivos. Você quer expandir sua empresa e conseguir mais clientes? Organizar um bate-papo com especialistas que vão contar quais são as tendências do mercado? Conseguir aumentar sua rede de contatos do ramo do Marketing Digital? A partir do seu objetivo, você conseguirá idealizar como organizar um evento de uma maneira mais adequada.

Como organizar um evento de Marketing Digital dificilmente terá as mesmas particularidades de eventos esportivos ou de entretenimento, o ideal é pensar em formatos de eventos corporativos. Sendo assim, seu evento pode ser uma palestra, um curso, workshop, conferência, seminário ou até mesmo um congresso. Importante saber que esse é um dos momentos mais criativos da organização de um evento – é quando você coloca no papel todas as possibilidades e opções existentes!

Com isso em mente, chega a hora de definir seu público-alvo, que serão as pessoas físicas ou jurídicas que, provavelmente, terão interesse em participar do seu evento de Marketing Digital. Nesta etapa, leve em consideração criar uma buyer persona para ter mais eficiência na divulgação e lotar seu evento.

Durante o pré-evento, você também precisa definir os seguintes detalhes técnicos:

  •         Local
  •         Data e horário
  •         Quantidade de ingressos ou convites a serem disponibilizados
  •         Fornecedores necessários (segurança, comidas e bebidas, outros)
  •         Identidade do evento (nome, peças gráficas, temática)

Determine com o maior número de detalhes possível o perfil de evento que você deseja realizar, sem esquecer de ficar de olho em eventos semelhantes e que podem te inspirar a produzir o seu. Tenha empresas e pessoas referências em Marketing Digital sempre no radar: qual o tipo de evento que eles produzem? Para quantas pessoas? Qual é o público frequentador? Se inspirar em cases de sucesso pode ser uma bela estratégia para começar!

Divulgação de um evento de Marketing Digital

A divulgação é uma das etapas mais importantes na organização de qualquer evento, mas principalmente em eventos onde a temática é o Marketing Digital. Como eu disse no começo deste artigo, a divulgação de um evento de Marketing Digital deve estar de acordo com o que se espera de alguém que entenda do tema: ela deve ser feita na internet \o/

Este é o momento de traçar sua estratégia de divulgação nas redes sociais: crie uma página do seu evento no Facebook, faça posts sobre ele no Instagram, utilize o Stories para interagir mais com seu público, publique em grupos de pessoas interessadas em Marketing Digital do LinkedIn… descreva todas as possibilidades de divulgação orgânica nas redes sociais, analise qual (ou quais) delas faz mais sentido para o perfil de evento que você vai produzir e mão na massa!

Você também pode realizar sua divulgação através de anúncios pagos, como mídia de display, busca patrocinada, Facebook Ads, social promoting ou Google Ads. Essa é uma opção para ganhar ainda mais visibilidade e ampliar o número de participantes para seu evento.

O disparo de convites através de ferramentas de e-mail marketing também pode ser uma boa opção. Se você já tiver em mãos a lista de e-mails daqueles que você gostaria que participassem do evento, faça um planejamento para aquecer os convidados ao longo do período de divulgação, enviando lembretes de virada de lote se for o caso, códigos promocionais e novidades.

Ah! Se você tiver uma lista de convidados, é recomendável entrar em contato com eles por telefone ou através de um e-mail pessoal e personalizado. Um convite feito dessa forma tem maiores chances de conversão, uma vez que o possível participante se sentirá ainda mais especial. Contudo, lembre-se de contabilizar os custos de ligações no seu orçamento, ok?

Como organizar um evento: vendendo os ingressos

Durante o pré-evento você também precisa colocar os ingressos do seu evento à venda. Não podemos negar que a venda de ingressos físicos em bilheterias ou pontos de venda ainda é uma prática comum, mas sabemos que não é a melhor opção para um evento de Marketing Digital.

venda de ingressos de forma antecipada e online através de uma plataforma especializada é uma forma de oferecer mais comodidade e opções aos seus participantes e de proporcionar a você um controle de vendas e gestão completo. Com a Sympla, por exemplo, você
consegue vender através de lotes, ter um termômetro de demanda e diversas outras vantagens.

Após a realização do evento, também é possível manter a base de e-mails dos participantes para futuro contato e enviar certificados de participação ou conclusão através da plataforma. É super simples!

E depois que o evento acabar?

Ao final do seu evento de Marketing Digital, é recomendável realizar pesquisas de satisfação junto aos participantes para entender o que eles acharam do conteúdo, do formato e de outros detalhes do evento. Assim, você conseguirá perceber quais foram os pontos positivos e negativos e poderá verificar se as expectativas do seu público foram alcançadas.

Uma das melhores formas de realizar o follow-up do seu evento é com o disparo de e-mails para os participantes um ou dois dias após o término dele. Quanto mais tempo passar para você fazer essa pesquisa de satisfação, menos pessoas irão respondê-la e a tendência é de que suas respostas se tornem cada vez menos detalhadas.

Lembre-se: quanto mais perguntas fizer, menos respostas irá obter. Reflita sobre a importância de cada uma e, se volume for o mais importante, considere usar o NPS (Net Promoter Score).

Se seu evento de Marketing Digital tiver um caráter mais educacional, considere oferecer certificados aos participantes. Isso estimula a participação e eleva a seriedade da organização do evento. E seu evento ainda poderá entrar como uma capacitação no currículo de todos os participantes, o que significa uma expansão da sua marca!

Esperamos que essas dicas te ajudem a organizar um evento de Marketing Digital fantástico!