Tudo sobre comunicação externa e interna das empresas

Pensar em comunicação é parte indispensável para as marcas, entretanto, é preciso vê-la sob dois espectros distintos: a comunicação externa e interna. Ambas são importantes para a construção da marca e do posicionamento da mesma, além de manter o ambiente corporativo mais saudável para seus colaboradores.

Para saber mais sobre esse ponto, continue lendo nosso artigo.

Diferenças entre comunicação interna e externa de uma empresa

A comunicação externa é usada para transmitir a imagem de uma empresa para o público dela. Em contraponto, a comunicação interna tem o objetivo de simplificar e organizar as relações dentro do ambiente de trabalho.

Quando falamos sobre comunicação dentro do trabalho, falamos sobre evidenciar que o trabalho não é algo solitário, mas um sistema interdependente de si. Por isso, é muito importante que todos os colaboradores fiquem atualizados sobre a cultura e os projetos da empresa.

A comunicação externa, como dissemos, é voltada para transmitir e construir a imagem da empresa com seu público externo, entretanto, não deve ser entendida como publicidade, já que a ideia da comunicação é a construção do posicionamento e a potencialização das relações com outras empresas e entidades governamentais.

Dicas para uma boa comunicação interna

Como pudemos ver a comunicação interna é importante para melhorar os relacionamentos, e, consequentemente, as produções dentro da sua empresa, por isso, separamos essa dica para que você possa ter uma boa comunicação interna:

Conheça

Para que a comunicação interna atinja o objetivo de criar a integração é importante que você, como gestor, conheça a sua empresa e seus colaboradores. Conheça bem a cultura da sua empresa, os objetivos e os valores.

O mesmo ocorre com seus colaboradores. Eles precisam ser entendidos com bases em suas histórias, experiências, personalidades e valores pessoais, para que você saiba como as informações serão recebidas e repassadas. 

Saiba reconhecer

Além de conhecer mais sobre seus colaboradores, é preciso reconhecer os esforços feitos por parte deles e não se esquecer de recompensar por isso. Divulgue publicamente, em reuniões, por exemplo, os bons resultados conseguidos por uma equipe.

Este tipo de ação promove o sentimento de valorização por parte do colaborador, já que ele sente ainda mais parte da empresa e dos resultados que ela tem. Uma boa gestão de pessoas também é importante para criar este tipo de sentimento. 

Planejamento

Para que se tenha ainda mais sucesso com a comunicação interna, é preciso planejar tudo o que será feito. Compreenda quais são os objetivos dessa área, simplificar e organizar as relações de trabalho, e antecipe as ações que serão executadas.

Seja claro e acessível

Ser acessível na comunicação interna é requisito básico e essencial. Não importa se a mensagem vem dos seus colaboradores ou da liderança, o importante é ela ser entendida por todos. Para isso, saber qual é o perfil do receptor faz toda diferença.

Vamos a um exemplo prático, se um colaborador do time do marketing precisa passar alguma informação a alguém que trabalha com o RH, ele precisa que o recado seja menos técnico, pois o receptor não é da área. 

O mesmo vale para quando um gestor faz um pedido a um colaborador recém chegado: a diferença de cargo não pode recair sobre a forma como a mensagem será passada e abordagens mais explicativas são as melhores para essas situações. 

Transparência

Já falamos sobre esse tema em outro artigo, mas aqui ele é tão importante quanto. Permitir que todos os colaboradores saibam sobre as novidades dentro da empresa é importante para criar mais confiança deles para com os gestores.

Enviar e-mails comentando sobre as novidades e fazer reuniões podem ser formas efetivas de manter a transparência.

Saiba ouvir

Para que a comunicação interna da sua empresa seja melhor, é preciso, além de falar, ouvir o que seus colaboradores têm a dizer. Quando são ouvidos, eles se sentem mais confiantes e pertencentes à empresa.

Por isso, abra canais em que seus colaboradores possam expressar suas opiniões sobre a empresas e faça pesquisas de opinião, permitindo que eles possam apresentar suas críticas e sugestões sobre o dia a dia na empresa. Além disso, sempre se mostre receptivo durante as conversas, dessa forma, seus colaboradores se sentem mais à vontade para falarem sobre suas opiniões e situações ocorridas. 

Canais de comunicação

Esta dica se relaciona com a anterior: sempre abra canais em que todos saibam sobre o que está acontecendo na empresa. 

Os canais mais tradicionais são e-mails, murais ou reuniões. Não hesite em usá-los ou encontrar novos canais, o objetivo de ser o de melhorar a comunicação interna, então, veja qual é o melhor canal para sua empresa e para a mensagem e não deixe de lado este ponto.

Eventos

Criar um bom relacionamento entre os colaboradores pode parecer complicado em um primeiro momento, mas esta dica pode te ajudar.

Crie encontros periódicos, happy hours, almoços em conjunto, viagens, entre outros eventos fora do horário de trabalho. Com eles, é possível aproximar equipes diferentes e integrar os novos contratados com colaboradores mais velhos na empresa.

Por isso, não hesite em criar esse tipo de evento. Mesmo em tempos de crise e home office, é possível utilizar as ferramentas de reunião para criar momentos fora do trabalho com o objetivo de integrar a todos 

Dicas para uma boa comunicação externa

Ter uma boa comunicação externa é importante, pois ela afeta diretamente o potencial competitivo da empresa, incluindo o posicionamento da marca e a conquista de novos clientes.

Para te auxiliar a melhorar a comunicação externa separamos algumas dicas:

Definir, conhecer e planejar

O primeiro passo para planejar sua comunicação é definir seu público-alvo e conhecê-lo bem. Por exemplo, se a sua empresa se comunica com investidores é preciso pensar na forma como esse público se comunica, qual linguagem usa, e o que faz com que eles invistam em empresas. Agora, se a sua empresa for se comunicar diretamente com seus clientes, a linguagem será outra e deverá ser pensada a partir deste público.

Por isso, é importante definir seu público-alvo, de uma forma que você o conheça bem e saiba como ajustar sua comunicação externa e evitar afastar o seu público por usar o tom errado.

Além da definição e conhecimento, o planejamento da sua comunicação externa é imprescindível: escolha quais tópicos serão abordados, a forma de abordagem e quais são os principais que te auxiliam a convencer seu público de que sua empresa tem um boa estrutura.

Ou seja, comunicar não é apenas ter bons acertos em argumentação, mas também ter um bom planejamento estratégico que busque atingir seu público-alvo da melhor forma. 

Tipos de tom de voz e Linguagem

Assim como a escolha da linguagem, é importante que se pense no tom de voz da empresa quando se fala em comunicação externa. Essa escolha auxilia na construção da imagem e o posicionamento da marca, ainda mais com a transformação digital que ocorreu no segmento dos negócios.

Por isso, não deixe de fazer uma pesquisa com seu público-alvo para compreender que tons serão usados em cada rede social. Além disso, é preciso sempre criar conteúdos que estejam de acordo com seu público-alvo, para isso, pense em que tom você quer aderir e crie personas que estejam de acordo com seu público e veja se ele está de acordo com elas, e a partir dessa conclusão, pense se, através desse tom de voz, é possível ter a imagem da sua empresa.

Dessa forma, é possível pensar em um tom de voz mais assertivo para sua corporação.

Este tópico está relacionado com os anteriores, pois, para melhorar a comunicação externa da sua empresa, é preciso estabelecer qual linguagem será usada com seu público: ser mais divertido, informativo, sério, especialista no assunto, entre outras formas de linguagem que criem a imagem da sua marca.

Para que a linguagem seja mais assertiva, pode-se criar personas e com base nelas planejar que tipo de linguagem será usado e em que canais ela será dessa forma. Por exemplo, se a sua persona deseja uma comunicação mais divertida, você pode selecionar em quais canais ela irá aparecer, pode ser nas redes socais como Instagram ou até o Twitter, em que é comum ser um pouco mais leve na linguagem.

Já no LinkedIn, o público é outro e, como consequência, a linguagem muda, por isso, é possível planejar para utilizar mais séria, mas, um pouco mais próxima do leitor.

Faça gestão

A comunicação externa não é apenas a manutenção da imagem, mas também a gestão de determinados aspectos do mercado. A gestão de crise é um exemplo primordial que deve estar dentro do seu planejamento. 

Saber como conversar com outras marcas, mostrando seu interesse em auxiliá-las em um momento conturbado, é uma forma de manutenção da sua comunicação externa. Por isso, busque antecipar crises, mas, caso aconteçam, não se desespere, busque manter a calma e aja com mais racionalidade não apenas dentro da sua empresa, mas também com as outras de uma forma empática e menos voltada à promoção de marketing.

Como fazer a gestão de marca

Fazer o branding de marca, ou seja, a gestão de marca, é outro passo importante quando o assunto é a comunicação externa, pois esse processo envolve todas as ações necessárias para tornar sua marca reconhecida e vista com determinados atributos, incluindo a comunicação.

É através da gestão de marca que se constrói conexões com seus consumidores e com outras marcas, fazendo com que eles identifiquem sua marca de uma forma mais rápida, ou pensem nela de forma inconsciente, tornando-a o que é chamado de top of mind. 

Para começar a gestão, pense nos pontos que trouxemos anteriormente como o tom de voz e a linguagem que serão trabalhadas para construir a imagem da sua marca. Em seguida, coloque no foco do branding o seu diferencial de uma forma marcante, mostrando sua relevância para o público, não apenas dizendo, mas convencendo com atitudes relevantes que sua marca é a ideal para consumidores e outras marcas que desejarem ser parcerias.

Outro ponto importante é a era digital, pois com a chegada das redes sociais, os conteúdos de marcas estão chegando mais facilmente às pessoas, bem como estão estimulando mais parcerias, anúncios e veiculação de materiais. Por isso, conheça as práticas de digital branding ou e-branding, para criar elos de diferentes com seu público-alvo.

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