Só um cafezinho: dicas para reuniões mais efetivas

Reuniões: a ferramenta de tomada de decisão mais antiga e conhecida do mundo. Desde os povos antigos, as pessoas se reúnem para debater e resolver impasses. Ao longo desse tempo poucas alterações foram feitas naquele antigo modelo que chamamos de “tradicional”.

Provavelmente, você já deve ter passado por isso. Uma reunião que parece interminável, discussões extensas sobre um assunto que você não domina ou que não é relevante para o seu trabalho. O seu pensamento viaja até o relatório que você precisa terminar, a lista do que precisa comprar mais tarde e a dúvida se hoje haverá transito na saída. Você só torce para que seu silêncio o torne invisível. Até que alguém te pergunta: “O que você acha? ” Obviamente, você, que não tem ideia de qual era o assunto, gagueja e diz “Pra mim está ok! Muito bom o trabalho !” E reza para que ninguém peça alguma explicação mais profunda.

A pergunta que fica é: se é um problema tão corriqueiro, como posso resolvê-lo? Numa reunião estão envolvidos diversos agentes, cada qual com interesses e motivações específicas. Infelizmente a resposta para esta pergunta não é tão simples e nem única. Porém, apesar de ser complexo solucionar o problema, contorná-lo é mais fácil do que parece.

Stand Up Mettings

Uma maneira a se explorar é aplicar o conceito de stand up meeting. Neste modelo, apenas os participantes mais intimamente ligados ao assunto são convidados para uma conversa menos formal, em uma área de café ou lanchonete disponibilizada pela empresa. Evitando assim, a burocracia e cerimônia que uma reunião tradicional exige. Além disso, uma reunião que é feita em pé, como o próprio nome já diz, controla e limita seu tempo de duração. Isso exige que os participantes envolvidos sejam objetivos e diretos, evitando discursos longos e tediosos.

Faça uma experiência: escolha um tema onde você precisa de uma decisão ou de um alinhamento com alguém. Desenhe bem o seu objetivo com a reunião, ele deve ser simples e claro. Vá até a mesa da pessoa com quem você precisa falar e diga “Precisamos alinhar aquele ponto do projeto, você tem um tempo para tomarmos um café?” Dificilmente alguém não terá alguns minutos livres. Pronto! Você deve agora, no tempo que levarão para tomar o café, explicar o problema e seu ponto de vista.

Se você achou a solução muito simplista para o problema, reflita. Quantos recursos não serão poupados?! Por exemplo, o tempo e energia que uma longa reunião tradicional toma de diversas pessoas do time é enorme. Sem falar da preparação do ambiente físico: sala, cadeiras, etc. Será que uma stand up meeting não supera os outros modelos em ganhos e eficiência? Pense bem, o que você tem a perder? O tempo de um cafezinho?