Como definir indicadores de performance para o seu negócio

Indicadores de performance são como um mapa: eles ajudam as empresas a avaliar o que estão fazendo, entender se estão no caminho certo e tomar melhores decisões para o futuro. Sem eles, afinal, como as empresas iriam mensurar suas estratégias?

Existe uma máxima no mundo dos negócios que defende que aquilo que não é medido não pode ser gerenciado. Portanto, os indicadores de performance servem para isto: fazer uma gestão mais precisa e estratégica, a partir da avaliação de métricas que refletem o desempenho nas áreas de negócio.

A seguir, você vai entender melhor o que são indicadores de performance e qual a importância de trabalhar com eles para ter mais sucesso na sua empresa. Acompanhe!

O que são indicadores de performance?

Indicadores de performance são métricas que medem os resultados de uma atividade, ação ou estratégia, com o objetivo de avaliar o que foi executado e orientar decisões futuras. Eles também são chamados de KPIs, ou Key Performance Indicators, que pode ser traduzido como indicadores-chave de performance.

Essas métricas devem ser definidas no planejamento das estratégias, a partir dos objetivos e metas do negócio. Assim, a empresa consegue entender se alcançou o desempenho que gostaria e avaliar em que pontos pode melhorar.

Portanto, eles são uma parte essencial do gerenciamento de uma empresa e das suas áreas de negócio, em seus diversos processos, projetos e estratégias.

A anatomia de um bom indicador de performance

A definição de indicadores de performance varia muito conforme a estratégia em foco e a forma como as empresas trabalham. Mas geralmente são definidos de 5 a 7 indicadores — um número que permite analisar com profundidade, sem sobrecarregar o monitoramento.

Para que os indicadores sejam úteis, é importante também que eles tenham algumas características:

• Mensuráveis: KPIs devem poder ser medidos, seja em números absolutos ou em percentuais.
• Direcionados: KPIs devem ter um alvo, ou seja, mirar em uma atividade, ação ou estratégia que você deseja avaliar.
• Confiáveis: KPIs devem ter uma fonte confiável e disponível para a empresa, como ferramentas de gestão que automatizam a coleta de dados.
• Relevantes: KPIs devem ser relevantes para o sucesso da empresa, de acordo com as metas que ela definiu (não fique monitorando métricas desnecessárias).

Diferença entre KPIs e OKRs

Quando se fala em métricas que medem o desempenho é comum que haja a confusão entre KPI e OKR, no entanto, elas não são sinônimos.

OKR é o acrônimo para Objectives and Key Results, que significa objetivos e resultados-chave. A definição de OKRs oferece uma visão de quais objetivos a organização quer atingir e quais resultados-chave os departamentos, equipes e indivíduos devem alcançar para isso.

Portanto, OKR e KPI são conceitos diferentes, mas podem ser usados em conjunto. Afinal, os OKRs dizem o que a empresa quer atingir, enquanto os KPIs medem se esses resultados-chave estão sendo alcançados.

Para definir os OKRs, é preciso que você compreenda o cenário da empresa, assim será mais fácil entender o que é importante que ela atinja. Além disso, defina metas e objetivos no nível macro da organização, que depois devem ser desmembrados em resultados-chave. Depois, estabeleça prazos para as metas e integre as equipes para operacionalizar os planos.

Quais as vantagens em utilizar indicadores de performance?

Adotar uma abordagem de gestão por indicadores traz vantagens importantes para os negócios. A seguir, vamos analisar quais são as principais:

Oferecer mais segurança para a tomada de decisão

Monitorar os indicadores de performance ajuda a entender se você atingiu suas metas e em quais pontos é possível otimizar a atuação da empresa. Então, com base em dados do histórico da empresa, a tomada de decisões se torna mais segura e precisa.

Trazer mais eficiência aos processos

Processos que se baseiam na gestão por indicadores de performance tendem a ser mais eficientes. Afinal, a empresa consegue identificar gargalos e oportunidades de melhoria de desempenho. Então, ela pode atuar nesses pontos para otimizar seus processos.

Analisar resultados com parâmetros

Os indicadores de performance servem como parâmetros para analisar o desempenho e a eficiência da empresa. São eles que dizem se as ações tiveram sucesso, conforme as metas estabelecidas. Assim, em vez de uma percepção superficial, você pode analisar os resultados mais de perto e com mais profundidade.

Ter transparência na gestão

Os indicadores de performance apresentam resultados quantificáveis e perceptíveis. Dessa forma, a empresa se torna mais transparente para seus colaboradores, sócios, acionistas e outros atores, já que mostra em números e gráficos o seu bom desempenho.

Tipos de indicadores de performance

Existem diversos tipos de indicadores de performance para diferentes propósitos e áreas de negócio. Vamos ver agora os principais que você pode adotar:

✔ Indicadores de produtividade: medem a capacidade de entrega da equipe ou de produção de máquinas, em relação ao uso de recursos da empresa, como a quantidade de clientes convertidos por cada vendedor.

✔ Indicadores de qualidade: medem o nível de excelência dos produtos e serviços criados pela empresa ou dos seus processos de produção, como o percentual de produtos fora do padrão em uma fábrica.

✔ Indicadores estratégicos: relacionados aos objetivos estratégicos da organização, como o percentual de mercado que a empresa deseja alcançar.

✔ Indicadores de capacidade: mensuram a capacidade de produção da empresa ou de uma equipe em determinado período de tempo, como o número de peças produzidas por hora ou número de clientes convertidos por mês.

✔ Indicadores de desempenho: mostram como a empresa está se saindo no mercado e na relação com seus clientes. Alguns exemplos são os indicadores de lucratividade (como a margem de lucro dos produtos), de rentabilidade (como o retorno sobre os investimentos) e de turnover (que é a rotatividade de clientes).

✔ Indicadores de eficiência: medem se a empresa está conseguindo entregar o máximo de resultados com o mínimo de recursos.

✔ Indicadores de eficácia: indicam se a empresa está conseguindo entregar os melhores resultados e atingir suas metas, a partir dos recursos disponíveis.

✔ Indicadores de efetividade: mostram a capacidade da empresa de atingir suas metas (eficácia) da melhor forma possível (eficiência).

✔ Indicadores de valor: indicam se as estratégias e ações estão gerando valor para a empresa, em aspectos não só financeiros, mas também sociais.

✔ Indicadores de competitividade: indicam a capacidade da empresa de enfrentar e superar seus concorrentes, como as métricas de market share ou share of mind.

4 passos para definir indicadores de performance

A definição dos indicadores de performance depende muito da realidade de cada empresa. Não existem indicadores certos ou errados — os ideais são aqueles que demonstram se a sua empresa alcançou as metas e obteve sucesso.

A seguir, reunimos algumas dicas para definir os indicadores de performance certos para o seu negócio:

Atente-se para os objetivos e estratégias

Os indicadores de performance devem ser definidos a partir das metas definidas no planejamento. Se a meta é dobrar as vendas no próximo trimestre, um dos indicadores de performance pode ser o número de pedidos no período.

As metas, por sua vez, devem estar alinhadas aos objetivos da empresa, para que sejam úteis, e às estratégias da empresa, para que sejam alcançadas.

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Observe o macroambiente e o setor de atuação

Para definir metas e indicadores, analise o cenário em volta da empresa. Entenda o que se passa no contexto social, político e econômico e como isso pode afetar a empresa, positiva ou negativamente.

Olhe também para o microambiente, ou seja, o setor de atuação da empresa, os seus concorrentes, fornecedores, parceiros e outros atores. A partir dessa análise, é possível definir metas e indicadores mais realistas e plausíveis.

Mapeie as particularidades do seu time

Além de olhar para fora da empresa, analise também as particularidades do seu negócio e do seu time. Entenda suas forças e fraquezas e saiba quais metas a sua equipe pode alcançar, bem como os indicadores que vão mostrar o seu sucesso em alcançá-las.

Defina indicadores por áreas

Você pode definir indicadores em todas as áreas de negócio, para mensurar as mais diversas atividades, desde o nível macro da organização até o individual.

Então, vale a pena definir indicadores de performance pelos níveis estratégico, tático e operacional. Os indicadores estratégicos estão no nível mais amplo da organização, enquanto os táticos e operacionais estão no nível da equipe e de cada profissional. Assim, ao desmembrar metas e indicadores ao longo da organização, eles se tornam mais atingíveis e monitoráveis.

Acompanhe a evolução dos indicadores e os resultados

Não adianta definir os indicadores de performance e não acompanhar o que eles estão dizendo. Eles servem para embasar decisões e provocar mudanças positivas na empresa. Então monitore os KPIs periodicamente e utilize essas informações nas suas estratégias futuras.

Além disso, os indicadores de performance fazem mais sentido quando você acompanha o histórico dos seus resultados. Dessa maneira, você entende se está em um caminho de evolução ou se precisa rever seus processos.

Principais erros ao usar indicadores de performance

Existem alguns erros comuns na hora de definir e utilizar indicadores de performance. Isso pode trazer desperdício de tempo e recursos da empresa, que acaba se afastando do propósito principal dos KPIs: medir seu sucesso e melhorar suas estratégias.

Vamos ver agora alguns erros que você deve evitar:

Usar apenas indicadores fáceis

Nem todo indicador é fácil de ser medido. Talvez você precise, por exemplo, adquirir uma ferramenta para isso ou até fazer uma coleta de dados manual, embora não seja o ideal.

Por isso, alguns profissionais caem no erro de medir apenas indicadores fáceis, que já estejam disponíveis para a empresa. Porém, isso pode limitar a análise da performance da empresa. Já os indicadores mais complexos podem enriquecer a análise e revelar informações ainda não percebidas.

Medir tarefas e não resultados

A intenção dos KPIs é medir os resultados da empresa. As tarefas da equipe representam apenas a forma de chegar lá.

Mas algumas empresas se preocupam mais em medir tarefas — como horas trabalhadas ou contatos com clientes — do que resultados. Essas métricas podem ser importantes para compor outros indicadores de performance, mas sozinhas elas não revelam nada sobre resultados.

Medir sem objetivos

A medição dos indicadores de performance deve ter objetivos por trás. Se não for assim, é mais um erro que você pode estar cometendo.

Todo KPI deve estar relacionado a objetivos da empresa, da área de negócio e da estratégia ao qual está relacionado. Dessa forma, a análise dos indicadores faz sentido para o negócio, que quer avaliar se aquela estratégia contribuiu para o seu crescimento.

Enfim, os indicadores de performance são essenciais para uma gestão eficiente. Na hora do planejamento, pensamos em alcançar determinados resultados; na prática, porém, as coisas podem sair um pouco diferentes.

Então, os KPIs são as métricas que vão ajudar você a entender como foi o desempenho do plano na sua execução.

Portanto, é importante também definir um planejamento eficiente, conectado com a realidade do negócio. No nosso post sobre planejamento estratégico, você vai entender melhor a importância dessa etapa para o sucesso das suas estratégias e aprender a como fazer um!